В молодости никто не задумывается над вопросом для чего необходимы документы по личному составу и что это за документы. Приходит время оформления пенсии, и граждане лихорадочно начинают искать информацию, подтверждающую стаж работы, размер заработной платы, а также возможность получения различных льгот. До 1990 г. процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, ликвидации государственных предприятий, а также бурного роста коммерческих структур процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утраченными. Многие руководители не осознавали важности сохранения указанных документов. Пока не установился механизм передачи документов в муниципальные, государственные архивы, часть из них была утрачена, часть до сих пор хранится у бывших руководителей, бухгалтеров предприятий. Когда встает вопрос о назначении пенсии, они обращаются в архив с просьбой принять документы давно ликвидированных предприятий. Невозможность получения необходимой информации для назначения пенсии из-за отсутствия документов по личному составу, большой общественный резонанс стали причиной того, что архивы были вынуждены принимать документы по личному составу ликвидированных предприятий и организаций. На начальном этапе по документации личного состава приходилось преодолевать безответственное отношение руководителей и конкурсных управляющих к документам ликвидирующихся организаций; при составлении ликвидационного баланса не предусматривались средства на упорядочение документов и передачу их в архив. Это приводило к тому, что некоторые руководители просто не передавали документы на хранение, не заботясь о социальной защищенности бывших работников. Чтобы предотвратить такие случаи было достигнуто соглашение с налоговой инспекцией, которая не снимала предприятие из реестра юридических лиц, пока руководитель не предъявит акт о передаче документов по личному составу в архив или справку об отсутствии деятельности, а, соответственно, об отсутствии документов по личному составу. Однако брошенные документы поступают в архив до сих пор.
После приема документов на хранение в архив на первый план выступают проблемы физической сохранности документов. При поступлении в архив документы по личному составу часто уже находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Документы по личному составу давно ликвидированных предприятий и организаций до того как попадают в архив, хранятся в неприспособленных для хранения помещениях: сырых подвалах, гаражах, контейнерах. Документы рвутся, покрываются плесенью, бумага размокает, записи расплываются, смываются. Поврежденные документы в организациях, в нарушение всех правил, реставрируются, в том числе, и с помощью скотча, что портит их и затрудняет прочтение необходимой информации. Большая часть поступающих в архив документов требует упорядочения. Часто специалистам отдела комплектования приходится выполнять все виды работ, начиная от подшивки, заканчивая составлением описи, исторической справки. Упорядочение документов также сопряжено с определенными трудностями - отсутствуют специальные помещения, препараты для специальной обработки документов (в случае необходимости), не хватает сотрудников. В связи с поступлением большого количества запросов социально-правового характера документы по личному составу используются интенсивно, что приводит их в неудовлетворительное состояние в короткие сроки. Требуется срочная реставрация документов. Нестандартные размеры (больших габаритов) документов при размещении их на полках в архивохранилище создают дополнительные трудности при работе сотрудников архива, исполняющих справки. Основная задача сохранения документов по личному составу - соблюдение конституционных прав граждан, дающее возможность подтвердить ту или иную информацию, связанную с трудовой деятельностью граждан. Как показывает практика, востребованность сведений социально-правового характера постоянно возрастает. Ежегодно поступает более 2 тыс. запросов. Заявители запрашивают в архиве информацию по самым разным вопросам: подтверждение трудового стажа, льгот, размера заработной платы, сведения о награждениях, о реорганизациях предприятий и т. д. Проблем при использовании документов по личному составу возникает очень много. В основном, эти проблемы связаны с ведением делопроизводства на предприятиях, в организациях, учреждениях; начиная с приказов, заканчивая бухгалтерскими документами по начислению заработной платы. В документах часто допускаются неточности, ошибки: в наименовании фамилии, имени, отчества; не расшифрованы инициалы; ошибки в указании должности, профессии (неправильное или сокращенное), не указываются даты издания приказов и т.д. В лицевых счетах, расчетных ведомостях инициалы указаны сокращенно. Использование в лицевых счетах, расчетных ведомостях шифров начислений и удержаний, и отсутствие в архиве их расшифровок, приводит к невозможности указать заявителю требуемую информацию по видам начислений и удержаний (выявление компенсаций, отчисления в Пенсионный фонд, удержания страховых взносов и т. д.). Стандартные формы лицевых счетов, расчетных ведомостей заполняются бухгалтерами небрежно, часто итоговые суммы начислений вписаны в другие графы, сумма к выдаче включается в сумму начислений следующего месяца, нередки карандашные приписки сумм премий, единовременных вознаграждений и т.д. С особыми трудностями архивисты сталкиваются при исполнении трудоемких и трудозатратных запросов о подтверждении льготного стажа работы. Пенсионный фонд требует подтверждение льготного стажа по документам временного срока хранения (табели учета использования рабочего времени, приказы на отпуска) и документам постоянного срока хранения (штатные расписания, должностные инструкции), а такие документы в предыдущие годы на хранение в архив не поступали. Также возникают проблемы и с шифрами по видам работ в лицевых счетах. Расшифровки по некоторым предприятиям на хранение в архив не поступают. Связано это с тем, что конкурсные управляющие обращаются в архив по вопросам передачи документов, когда бухгалтера предприятий уже уволены, и информации по расшифровке кодов нет. При сдаче документов в архив некоторые организации не предоставляют свои уставные документы и исторические справки, в связи с чем сложно выявить этапы реорганизации предприятия, затрагивающие изменения в наименовании, ведомственную принадлежность. Информация, подготовленная по имеющимся документам, часто не устраивает заявителя. Крайними в таких ситуациях оказываются архивисты, вынужденные выслушивать несправедливые обвинения, хотя, согласно правилам работы государственных архивов, необходимые сведения включается в справку так, как они указаны в документах. Объяснить эту ситуацию людям пенсионного возраста очень тяжело. Однако, несмотря на вышеуказанные трудности, архив стремится к решению вышеперечисленных проблем путем тесного сотрудничества с конкурсными управляющими на начальном этапе передачи в архив документов по личному составу ликвидированных организаций, а также с отделениями Пенсионного фонда на этапе подготовки информации для начисления и перерасчета пенсии. С конкурсными управляющими оговариваются все проблемы, которые могут возникнуть при использовании документов. Сотрудники отдела консультируют бухгалтеров, работников кадровых служб при упорядочении документов организаций. Проблема сохранности документов по личному составу актуальна и сегодня. И решать ее необходимо, так как от этого напрямую зависит социальная защищенность граждан.
Начальник архивного отдела Н.Б.Зеленцова
2-02-09, 8-9026059467